Vedeli ste, že finančné tímy môžu stráviť až 70 % času spracovaním faktúr manuálnymi úlohami, ako je zadávanie údajov, overovanie a schvaľovanie?

Každý mesiac firmy prijímajú stovky alebo dokonca tisíce faktúr od rôznych dodávateľov. Aj keď kontrola každej faktúry trvá len niekoľko minút, tieto minúty sa rýchlo zmenia na hodiny opakujúcej sa práce, ktorá spomaľuje schvaľovanie a zvyšuje riziko ľudských chýb.

Teraz si predstavte, že AI dokáže automaticky prečítať vaše faktúry, porozumieť informáciám, skontrolovať ich správnosť a pripraviť ich pre váš účtovný alebo ERP softvér.

Presne na to je navrhnutý AI OCR Reader od PFC Group.

Namiesto trávenia cenného času zadávaním údajov a opravovaním chýb OCR sa váš finančný tím môže sústrediť na prácu, ktorá skutočne prináša hodnotu vášmu podnikaniu.

Prečo tradičné OCR nestačí  

Tradičné OCR (Optical Character Recognition – optické rozpoznávanie znakov) dokáže previesť naskenované dokumenty na text, ale nerozumie tomu, čo číta.

Preto mnoho finančných tímov stále musí:

• Overovať extrahované informácie

• Opravovať chýbajúce alebo nesprávne údaje

• Párovať faktúry s nákupnými objednávkami

• Zadávať informácie do účtovných systémov

• Kontrolovať faktúry pred ich schválením

Výsledkom sú pomalšie procesy, viac manuálnej práce a zbytočné chyby.

AI to mení.

Zoznámte sa s AI OCR Reader  

Náš AI OCR Reader faktúry iba nečíta – rozumie im.

Či už dostávate faktúry ako PDF súbory, naskenované dokumenty alebo obrázky, AI identifikuje dôležité informácie, skontroluje ich správnosť a pripraví ich pre vaše existujúce podnikové systémy.

Namiesto manuálneho zadávania údajov váš tím jednoducho skontroluje informácie pripravené AI a schváli ich.

Výsledkom je rýchlejšie spracovanie, vyššia presnosť a výrazne menej manuálnej práce.

Aké informácie dokáže AI zachytiť?  

AI automaticky extrahuje dôležité údaje z faktúr vrátane:

• Informácií o dodávateľovi

• Čísla faktúry

• Dátumu faktúry

• Dátumu splatnosti

• Meny

• Daňových údajov

• Položiek faktúry

• Celkovej sumy

Všetky informácie sú usporiadané do štruktúrovaných údajov, ktoré môže využívať váš účtovný alebo ERP softvér.

Pred AI vs Po AI  

Pozrite sa na rozdiel, ktorý môže priniesť inteligentná automatizácia faktúr.

Namiesto nahradenia vášho tímu AI odstraňuje opakujúcu sa prácu, aby sa vaši zamestnanci mohli sústrediť na aktivity s vyššou hodnotou.

Strávte menej času opravovaním OCR chýb  

Jednou z najväčších nevýhod tradičného OCR je oprava chýb spôsobených rôznymi formátmi faktúr.

Naša AI rozumie kontextu každej faktúry, čo jej umožňuje rozpoznať dôležité informácie aj v prípade, že dodávatelia používajú úplne odlišné formáty.

To znamená:

• Vyššia presnosť

• Menej manuálnych opráv

• Rýchlejšie schvaľovanie faktúr

• Lepšia kvalita údajov

AI, ktorá funguje spôsobom vášho podnikania  

Každá firma má vlastný proces schvaľovania.

Preto sa naše riešenie prispôsobuje vašim existujúcim pracovným postupom namiesto toho, aby vás nútilo ich meniť.

AI môže automaticky:

• Kontrolovať údaje faktúr

• Používať schvaľovacie workflow

• Klasifikovať dokumenty

• Mapovať údaje do vášho ERP alebo účtovného softvéru

• Dodržiavať obchodné pravidlá vašej spoločnosti

Bez ohľadu na to, či je váš proces schvaľovania jednoduchý alebo zložitý, riešenie môže byť prispôsobené vašim potrebám.

Funguje s vašimi existujúcimi systémami  

Nemusíte nahrádzať svoj súčasný softvér.

Náš AI OCR Reader sa môže integrovať s:

• ERP systémami

• Účtovným softvérom

• CRM platformami

• Systémami na správu dokumentov

• Vlastnými podnikovými aplikáciami

To vám umožňuje automatizovať pracovné postupy s dokumentmi a zároveň naďalej používať nástroje, na ktoré sa vaša firma už spolieha.

Príklad z reálneho sveta  

Predstavte si, že váš finančný tím prijíma 500 faktúr každý mesiac.

Bez AI musia zamestnanci:

• Otvoriť každú faktúru

• Skontrolovať informácie o dodávateľovi

• Zadať čísla faktúr

• Overiť celkové sumy

• Poslať faktúry na schválenie

S naším AI OCR Readerom sú tieto faktúry automaticky prečítané, usporiadané a pripravené na kontrolu.

Namiesto hodín strávených zadávaním údajov váš tím kontroluje informácie pripravené AI a schvaľuje faktúry za zlomok času.

Viac než len automatizácia faktúr  

Hoci bolo riešenie pôvodne vyvinuté na spracovanie faktúr, dokáže automatizovať mnoho ďalších podnikových procesov založených na veľkom množstve dokumentov.

AI môže tiež spracovávať:

• Nákupné objednávky

• Dodacie listy

• Zmluvy

• HR dokumenty

• Doklady o výdavkoch

• Bankové výpisy

• Zákaznícke formuláre

• Zdravotnícke dokumenty

• Interné správy

Extrahované informácie môžu byť organizované, zhrnuté a automaticky zdieľané s vašimi podnikovými systémami.

Kde môžu firmy riešenie využiť  

Financie a účtovníctvo  

• Automatizácia faktúr

• Záväzky

• Spracovanie daňových dokumentov

• Integrácia ERP

Ľudské zdroje  

• Kontrola životopisov

• Správa zamestnaneckých dokumentov

• Digitalizácia zmlúv

Logistika a dodávateľský reťazec  

• Dodacie dokumenty

• Prepravná dokumentácia

• Skladová dokumentácia

Zdravotníctvo  

• Záznamy pacientov

• Poisťovacie nároky

• Súhrny zdravotníckych dokumentov

Právo  

• Kontrola zmlúv

• Extrakcia doložiek

• Súhrny dokumentov pomocou AI

Zákaznícky servis  

• Dokumenty od zákazníkov

• Automatická klasifikácia dokumentov

• Rýchlejšie spracovanie prípadov

Prečo firmy využívajú automatizáciu dokumentov pomocou AI  

Organizácie spracovávajúce veľké množstvo dokumentov hľadajú inteligentnejšie spôsoby práce.

Pomocou automatizácie dokumentov s využitím AI môžu:

• Znížiť manuálne zadávanie údajov

• Spracovať faktúry rýchlejšie

• Zlepšiť presnosť údajov

• Minimalizovať ľudské chyby

• Urýchliť schvaľovanie

• Zvýšiť produktivitu zamestnancov

• Integrovať existujúce podnikové systémy

• Rozšíriť prevádzku bez zvýšenia manuálnej práce

Výsledkom je rýchlejší a efektívnejší finančný proces, ktorý šetrí čas a podporuje rast podnikania.

Je vaša firma vhodným kandidátom?  

Toto riešenie je ideálne pre organizácie, ktoré spracovávajú veľké množstvo dokumentov vrátane:

• Výrobných spoločností

• Účtovných firiem

• Centier zdieľaných služieb

• Logistických poskytovateľov

• Zdravotníckych organizácií

• Finančných inštitúcií

• Veľkých podnikov

• Spoločností s prísnymi bezpečnostnými alebo regulačnými požiadavkami

Ak váš tím trávi príliš veľa času zadávaním údajov z faktúr, opravovaním OCR chýb alebo správou procesov založených na dokumentoch, AI môže priniesť výrazný rozdiel.

Často kladené otázky  

1. Ako sa AI OCR líši od tradičného OCR?  

Tradičné OCR iba číta text. AI OCR text číta, rozumie mu a automaticky extrahuje správne informácie.

2. Dokáže čítať rôzne formáty faktúr?  

Áno. Dokáže čítať faktúry od rôznych dodávateľov aj s odlišnými rozloženiami.

3. Môže fungovať s naším existujúcim softvérom?  

Áno. Prepája sa s ERP, účtovným softvérom, CRM a ďalšími podnikovými systémami.

4. Sú naše údaje v bezpečí?  

Áno. Vaše údaje sú chránené a riešenie môže fungovať aj na vašich vlastných serveroch.

5. Dokáže spracovávať aj iné dokumenty?  

Áno. Dokáže spracovávať aj zmluvy, nákupné objednávky, účtenky, HR dokumenty, bankové výpisy a ďalšie dokumenty.

Ste pripravení odstrániť manuálne spracovanie faktúr?  

Váš finančný tím by nemal tráviť cenné hodiny zadávaním údajov, opravovaním OCR chýb alebo sledovaním schválení faktúr.

Nechajte AI zvládnuť opakujúcu sa prácu, zatiaľ čo vaši zamestnanci sa môžu sústrediť na rozhodnutia, ktoré posúvajú vaše podnikanie vpred.

Či už chcete automatizovať spracovanie faktúr, zjednodušiť správu dokumentov alebo vytvoriť bezpečné pracovné postupy založené na AI, PFC Group môže prispôsobiť riešenie presne podľa potrieb vašej firmy.