Virtuálne stretnutia sú jedným zo základných nástrojov digitálnej transformácie alebo zmien vo firmách. Zoho Meeting a Zoho Cliq sú efektívne nástroje na virtuálnu komunikáciu.
Pri videohovoroch majte zapnutú kameru a dbajte na to, aby ste vyzerali dobre.
Udržujte svoj kalendár a schôdzky aktuálne.
Je dôležité, aby ste mali svoj kalendár a schôdzky v ňom vždy prehľadné a aktuálne. Členovia vášho tímu sa tak môžu ľahko pozrieť do vášho programu a nájsť najlepší čas na stretnutie s vami a ostatnými účastníkmi. Vďaka tomu je možné naplánovať stretnutia rýchlo a bez konfliktov.
Ak nehovoríte, nechajte mikrofón stlmený alebo vypnutý.
Predstavte si, že vás počas dôležitej prezentácie vyruší klaksón auta alebo štekot psa z mikrofónu niekoho iného. Nezdalo by sa vám to frustrujúce alebo znepokojujúce? Aby ste sa vyhli takémuto rušeniu ostatných, nezabudnite mať vypnutý mikrofón, keď prezentuje alebo hovorí niekto iný. Keď je čas zapojiť sa do diskusie, môžete mikrofón vypnúť.
Neskáčte ostatným do reči, keď hovoria.
Vypnite rôzne zvuky upozornení počas stretnutí.
Upozornenia na pozadí z iných aplikácií môžu počas dôležitého hovoru alebo stretnutia rozptyľovať nielen vás, ale aj všetkých, ktorí vás počúvajú. Uistite sa, že ste počas stretnutia vypli všetky oznámenia a ich zvuky. To platí aj pre rôzne vyskakovacie okná, ktoré sa objavujú v správach sociálnych sietí alebo v e-mailoch.
Na naplánované stretnutia sa dostavte včas, dodržujte časový rozsah.
Obmedzte počet stretnutí a využívajte aj iné nástroje.
Virtuálne stretnutia sú skvelé na efektívnu spoluprácu, ale ak sa nevyužívajú rozumne, môžu zabrať dosť času v rozvrhu každého z nás. Zvážte, či má zmysel iniciovať stretnutie na tento účel, alebo stačí využiť iné online nástroje, ako sú online diskusné skupiny alebo kanály, zdieľané dokumenty s poznámkami, cloudové úložisko na zdieľanie dokumentov a súborov, delegované alebo skupinové úlohy.
Neplánujte stretnutia mimo pracovného času.
Znie to ako samozrejmosť, ale toto pravidlo sa často nedodržiava, najmä na interných stretnutiach. Napriek tomu by sme mali dodržiavať rovnaké pravidlá ako na osobných stretnutiach, kde by nás to často ani nenapadlo. Je to spôsobené relatívnou novosťou a formujúcimi zásadami pre tento typ stretnutia. Rešpektujte hranice medzi pracovným a súkromným životom svojím aj ostatných. Ak plánujete pracovné stretnutie, snažte sa najprv uistiť, či sa čas hodí do pracovného rozvrhu každého z vás.
Stretnutia vždy nahrávajte alebo z nich vyhotovujte zápisnice.
Jedným z najlepších postupov pri organizovaní stretnutí je nahrávanie alebo vyhotovovanie zápisníc zo stretnutí, aby ste sa mohli neskôr vrátiť k dôležitým momentom. Tieto záznamy môžete použiť v internej znalostnej databáze spoločnosti alebo ich zdieľať s tými, ktorí sa na stretnutí nemohli zúčastniť.
Pridajte spoluorganizátora, ktorý vám pomôže.
Pri online stretnutiach sú bohužiaľ bežné problémy s internetom a kvalitou pripojenia. Najmä ak sa zúčastňujete mimo pevného pripojenia. Využite možnosť pridať spoluorganizátorov schôdzky, ktorí môžu prevziať vedenie schôdzky za vás alebo v prípade vášho skoršieho odchodu alebo výpadku pripojenia zabezpečiť jej pokračovanie.
